La guía 4. Administrar la entrega

Cerrar el contrato

Trabaje con su proveedor para cerrar el proyecto y revisar cómo salió.

Por qué es importante

El cierre de un contrato debe comenzar con bastante anticipación a la fecha de finalización de un proyecto específico. Esto es así para que usted pueda:

  • asegurarse de obtener lo acordado por su proveedor
  • pagarle al proveedor
  • gestionar cualquier problema de traspaso
  • revisar cómo salió el proyecto en su totalidad

Es posible que este trabajo deba realizarse mientras administra simultáneamente un contrato existente o inicia una nueva compra. Sin embargo, es un paso crucial para ayudar a informar decisiones de compra futuras.

Qué significa

Habrá varios pasos administrativos para llevar a cabo con su proveedor al cierre del contrato, entre ellos:

  • aceptación formal de los productos
  • pago de facturas
  • transferencia de datos e información
  • archivado de documentos
  • intercambio de comentarios con el proveedor

Si la entrega de un servicio o producto se traslada a un nuevo proveedor, debe considerar incluirlo en sus últimas reuniones con el proveedor existente. Esto es para que el nuevo proveedor pueda comprender cómo trabaja usted y haga preguntas antes de que el proveedor anterior abandone el proyecto.

También debe:

  • revisar el proceso de compra y la fase de entrega con su equipo
  • analizar cómo podrían haberse superado o minimizado los problemas
  • sugerir recomendaciones para contratos futuros
  • revisar si necesita obtener el mismo producto o servicio nuevamente
  • planificar evitar cualquier interrupción de los servicios digitales para usuarios finales

Sobre todo, debe poder responder las siguientes preguntas al final de un contrato:

  • ¿obtuvimos lo que solicitamos?
  • ¿obtuvimos lo que realmente necesitábamos?
  • ¿podemos ver una diferencia entre los dos? En caso afirmativo, ¿podemos explicar la diferencia?

Lo que debe y no debe hacer

Se debe

  • planificar con bastante anticipación para el cierre del contrato
  • asegurarse de que los datos y la tecnología se puedan transferir a usted o a un nuevo proveedor
  • revisar tanto el proceso de compra como la fase de entrega al final del contrato

No se debe

  • no cerrar un contrato sin considerar cuidadosamente la continuidad de los servicios