Panduan 2. Memberi tahu pasar

Mempromosikan peluang

Mengumumkan persyaratan kualifikasi Anda secara terbuka untuk memastikan berbagai penyedia mengetahui peluang tersebut.

Alasan pentingnya hal ini

Anda harus mempromosikan peluang pengadaan seluas mungkin, termasuk secara internasional, sehingga semua penyedia yang memenuhi syarat dapat melamar pekerjaan tersebut.

Ini dapat memastikan:

  • transparansi
  • perlakuan adil
  • persaingan

Artinya

Dalam banyak situasi, Anda harus menggunakan proses pengadaan ‘terbuka’ yang dijelaskan dalam ‘Memilih pendekatan’. Ini berarti memposting peluang pada situs web departemen Anda dan menggunakan saluran lain, seperti media online dan cetak untuk memublikasikannya.

Anda harus menyertakan:

  • tenggat waktu bagi penyedia yang berminat untuk memberikan tanggapan jika ingin dipertimbangkan
  • cara penyedia memberikan tanggapan, misalnya mengisi formulir online atau mengirimkan lampiran melalui email dalam format khusus
  • tingkat perincian yang Anda perlukan - berikan jumlah kata maksimum agar penyedia tidak menulis terlalu banyak
  • tautan atau akses ke informasi pendukung, termasuk persyaratan kualifikasi dan metode evaluasi Anda
  • tautan atau akses ke syarat dan ketentuan kontrak Anda

Anda harus memberikan akses gratis dan tidak terbatas ke semua informasi pengadaan sejak tanggal peluang dipromosikan kepada publik. Ini berarti memastikan bahwa semua dokumen diselesaikan saat iklan ditayangkan.

Iklan harus dapat diakses oleh berbagai penyedia, termasuk usaha kecil dan menengah. Ini dapat dilakukan dengan memasang iklan di beberapa tempat dan menggunakan berbagai tempat atau acara untuk mengumumkan peluang.

Anda hanya boleh membatasi atau menghapus informasi pada iklan jika terdapat alasan yang sah untuk melakukannya, misalnya risiko terhadap kekayaan intelektual atau keamanan nasional. Apabila ini terjadi, Anda harus:

  • hanya menghapus informasi yang sensitif
  • memberikan justifikasi yang jelas dan terperinci atas penghapusan informasi tersebut
  • menyatakan berapa lama informasi tersebut dianggap sensitif
  • mengungkapkan informasi tersebut saat tidak lagi menjadi informasi sensitif

Setelah mengumumkan peluang, Anda harus memberikan waktu yang cukup bagi penyedia untuk menyiapkan penawaran. Waktu tanggapan harus mencerminkan sifat dan kompleksitas pengadaan.

Contohnya, Anda mungkin menetapkan satu tenggat waktu bagi penyedia untuk mengirimkan pertanyaan, misalnya 10 hari setelah publikasi iklan, diikuti dengan tanggal penutupan untuk pengiriman dua minggu setelahnya.

Anjuran dan larangan

Anjuran

  • mempromosikan peluang secara luas, termasuk secara internasional
  • menyediakan semua informasi pengadaan secara gratis
  • memberikan waktu yang cukup bagi penyedia sejak mempromosikan peluang untuk mengajukan penawaran

Larangan

  • jangan membatasi atau menghapus informasi apa pun kecuali informasi tersebut bersifat rahasia atau sensitif secara komersial