Panduan 2. Memberi tahu pasar

Menentukan metode evaluasi

Mentetapkan metode evaluasi yang jelas agar penyedia memahami cara mereka akan dipilih.

Alasan pentingnya hal ini

Anda harus memberi tahu penyedia cara mereka akan dievaluasi jika mereka mengajukan penawaran untuk pekerjaan. Kriteria yang Anda pilih harus:

  • objektif, yang bebas dari keberpihakan, prasangka, atau subjektivitas
  • proporsional dan relevan untuk memberikan hasil yang Anda harapkan
  • dirancang untuk memberikan kesesuaian antara nilai dan harga

Artinya

Anda harus menetapkan metode evaluasi untuk:

  • keefektifan biaya - berdasarkan ‘biaya selama umur ekonomis’ yang Anda hitung pada tahap perencanaan
  • manfaat teknis - kinerja dan keandalan solusi yang diajukan
  • keterampilan dan pengalaman - kompetensi penyedia
  • dukungan dan jaminan purnajual

Setiap kriteria harus diberi nilai atau ‘pembobotan’ untuk mencerminkan kepentingan relatif hal tersebut bagi Anda. Ini dapat dilakukan menggunakan skema penilaian, misalnya:

  • keefektifan biaya - 20 poin
  • manfaat teknis - 15 poin
  • keterampilan dan pengalaman - 5 poin

Meskipun biaya akan selalu menjadi kriteria evaluasi utama, di sebagian besar situasi, kualitas harus memiliki bobot yang lebih tinggi dibandingkan harga. Ini menegaskan pentingnya pelayanan, bukan hanya membeli produk dengan harga terendah.

Untuk menghindari keberpihakan terhadap biaya rendah, Anda harus:

  • memastikan Anda mempertimbangkan biaya selama umur ekonomis, bukan hanya biaya awal
  • mempertimbangkan untuk menggunakan pagu biaya rendah di bawah ini, yang akan menentukan bahwa penawaran di bawahnya akan dianggap tidak wajar
  • menyertakan pagu kualitas minimum berdasarkan manfaat teknis

Manfaat teknis harus diukur secara objektif, misalnya dengan memberikan poin untuk:

  • kinerja - seperti kapasitas jangkauan atau jaringan
  • keandalan - seberapa matang solusi yang diusulkan dan apakah hal tersebut dipelihara dengan baik?
  • fleksibilitas - apakah Anda dapat menyesuaikan solusi untuk memenuhi kebutuhan Anda sepenuhnya?
  • jaminan - misalnya, apakah ada Perjanjian Tingkat Layanan (Service Level Agreement atau SLA)?
  • integrasi - akankah solusi ini berfungsi dengan teknologi Anda lainnya?
  • keamanan - apakah keamanan solusi tersebut memenuhi kebutuhan Anda?

Anjuran dan larangan

Anjuran

  • memastikan metode evaluasi proporsional dengan apa yang Anda beli
  • menggunakan skema penilaian untuk memberi tahu penyedia tentang kriteria yang menurut Anda paling penting

Larangan

  • mengubah metode evaluasi setelah Anda memublikasikannya
  • jangan membuat kriteria Anda berpihak pada harga rendah, kecuali jika ini merupakan pengadaan sangat sederhana atau 'umum'