Panduan Ikhtisar

Menentukan persyaratan kualifikasi

Menetapkan persyaratan kualifikasi yang jelas, sehingga membantu penyedia memahami hal yang Anda butuhkan dan mengajukan solusi terbaik mereka.

Alasan pentingnya hal ini

Selama tahap perencanaan, Anda akan menentukan hasil yang Anda inginkan dari pengadaan tertentu. Penting untuk menyampaikan hal ini kepada penyedia dengan jelas dan ringkas.

Artinya

Persyaratan kualifikasi harus memberikan informasi yang cukup bagi penyedia untuk mengajukan solusi terbaik bagi kebutuhan Anda, tidak lebih. Persyaratan tersebut harus berdasarkan tujuan atau hasil yang Anda tetapkan dan tidak menguntungkan atau 'disesuaikan' untuk penyedia tertentu.

Persyaratan kualifikasi Anda harus mencakup:

  • masalah yang ingin Anda pecahkan
  • penduduk atau 'pengguna akhir' yang menjadi sasaran pekerjaan ini, dan hal yang perlu mereka lakukan
  • setiap keterampilan atau pengalaman penting yang harus dimiliki penyedia
  • standar teknis atau kualitas yang diperlukan organisasi Anda
  • tahap pekerjaan saat ini
  • tanggal terakhir penyedia untuk mulai bekerja
  • perincian anggaran maksimum Anda
  • pendekatan pembayaran yang digunakan, misalnya harga tetap, berbasis waktu, material, atau hasil
  • skema insentif yang sedang digunakan
  • durasi kontrak yang diharapkan
  • cara penyedia dapat mengajukan pertanyaan dan waktu mereka dapat memperoleh tanggapan

Anda juga harus memikirkan tentang:

  • hasil dari keterlibatan pasar awal Anda
  • informasi tentang pengaturan kerja, misalnya jika bekerja jarak jauh lebih disukai
  • perincian serah terima, misalnya jika penyedia baru diharapkan bekerja sama dengan penyedia lama pada awal proyek
  • setiap izin keamanan yang harus dimiliki penyedia saat mereka mulai bekerja
  • prosedur penagihan dan waktu pembayaran

Saat menetapkan persyaratan kualifikasi, Anda tidak boleh:

  • menuntut standar teknis atau tingkat pengalaman yang terlalu tinggi, sebab ini dapat mengurangi persaingan dan mengecualikan penyedia yang lebih kecil
  • menggunakan jargon atau bahasa yang terlalu teknis - jika Anda harus menggunakannya, jelaskan
  • menggunakan bahasa spesifik untuk jenis kelamin tertentu - misalnya menggunakan kata ganti pria seperti "he/him (dia)" saat merujuk kepada penyedia alih-alih "they (mereka)"

Anjuran dan larangan

Anjuran

  • menjelaskan alasan pekerjaan dilakukan dan untuk siapa
  • menjelaskan tentang keterampilan atau pengalaman yang Anda butuhkan
  • menggunakan bahasa sederhana dan menghindari bahasa jargon atau bahasa spesifik untuk jenis kelamin tertentu

Larangan

  • jangan menentukan persyaratan kualifikasi yang Anda tahu hanya dapat dipenuhi 
oleh penyedia tertentu