Panduan 2. Memberi tahu pasar

Menjawab pertanyaan penyedia

Memastikan penyedia dapat mengajukan pertanyaan dan memberi mereka jawaban yang bermanfaat sebelum beranjak ke tahap evaluasi

Alasan pentingnya hal ini

Setelah mempromosikan peluang kepada publik, penyedia mungkin ingin mengajukan pertanyaan tentang peluang tersebut. Penting untuk menjawab pertanyaan ini dengan terperinci agar:

  • penyedia dapat memutuskan jika pekerjaan tersebut tepat untuk mereka dan mereka dapat menawarkan layanan
  • Anda mendorong dialog yang terbuka dan transparan

Artinya

Penyedia harus dapat mengajukan pertanyaan dengan mudah, misalnya melalui email atau secara langsung ke situs web Anda.

Saat menjawab pertanyaan dari penyedia, Anda harus:

  • meminta penyedia untuk menjelaskan maksud mereka jika Anda tidak memahami pertanyaan mereka
  • membalas dalam waktu yang Anda sebutkan dalam iklan Anda, dan selambat-lambatnya satu hari kerja sebelum tenggat waktu penawaran
  • memublikasikan semua pertanyaan yang telah diajukan dan jawabannya secara online agar dapat diakses oleh semua penyedia
  • menghapus informasi penyedia dari pertanyaan dan jawaban yang Anda publikasikan, sehingga orang lain tidak dapat melihat siapa yang mengajukan pertanyaan
  • memastikan Anda memiliki akses ke saran ahli yang Anda butuhkan
  • memperpanjang tenggat waktu jika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan secara tepat waktu atau perlu melakukan perubahan atau klarifikasi terkait peluang yang dipromosikan

Anda dapat menyelenggarakan pertemuan online untuk menjawab beberapa pertanyaan penyedia sekaligus secara bersamaan. Namun, Anda harus memublikasikan semua pertanyaan dan jawaban dari setiap sesi agar penyedia yang tidak hadir tidak dirugikan.

Apabila memungkinkan, email penyedia harus dikirim ke email kelompok umum, alih-alih staf perorangan. Ini memastikan seluruh tim pengadaan dapat melihat pertanyaan dan segera menanggapinya.

Anjuran dan larangan

Anjuran

  • meminta penyedia untuk menjelaskan maksud mereka jika Anda tidak memahami pertanyaan mereka
  • memublikasikan semua pertanyaan yang telah diajukan dan jawabannya secara online
  • menggunakan akun email kelompok agar seluruh tim pengadaan dapat mengakses pertanyaan penyedia

Larangan

  • jangan mengungkapkan informasi sensitif secara komersial saat Anda menjawab pertanyaan penyedia, misalnya harga penyedia atas pekerjaan