Panduan Ikhtisar

Mengelola hubungan dengan penyedia

Menjalin kerja sama erat dengan penyedia Anda selama tahap pelaksanaan.

Alasan pentingnya hal ini

Mengelola hubungan Anda dengan penyedia sangatlah penting di semua tahap siklus pengadaan, khususnya selama tahap pelaksanaan.

Manajemen hubungan penyedia yang efektif membantu:

  • membangun kepercayaan dan pemahaman terhadap satu sama lain
  • mendorong peningkatan berkelanjutan, kesesuaian antara nilai dan harga, dan mendapatkan inovasi
  • mengelola risiko, misalnya dalam hal kemampuan penyedia untuk melaksanakan pekerjaan
  • menangani kejadian tak terduga selama pelaksanaan

Artinya

Tantangan untuk membangun kepercayaan dan pemahaman dapat meliputi:

  • menggunakan kontrak untuk mengatasi masalah, alih-alih melakukan diskusi
  • menerapkan pemantauan kinerja berlebihan yang mengakibatkan kurangnya kepercayaan
  • kesalahpahaman terkait budaya atau nilai kerja
  • menggunakan kontrak yang tidak fleksibel dan ‘satu untuk semua’ yang tidak dirancang bagi proyek teknologi
  • terlalu mengandalkan satu penyedia yang menyebabkan penurunan kualitas atau kurangnya inovasi

Untuk mengatasi tantangan ini, Anda harus:

  • memastikan masalah diselesaikan sesegera mungkin tanpa melibatkan tim kontrak atau hukum
  • menggunakan kontrak yang memungkinkan fleksibilitas dan adaptasi dalam cara hasil diberikan
  • menyepakati pedoman perilaku dengan penyedia pada awal kontrak
  • menggunakan insentif untuk mendorong peningkatan kinerja penyedia
  • melibatkan penyedia dalam menyusun rencana produk atau ‘peta jalan’
  • mengizinkan penyedia untuk mengusulkan cara mereka akan memberikan hasil
  • mengizinkan penyedia untuk meninjau kinerja organisasi Anda
  • mengizinkan lebih dari satu penyedia untuk mengerjakan proyek yang lebih besar dengan memecahnya menjadi beberapa bagian atau mengizinkan penyedia untuk bekerja sama

Anda hanya dapat mengakhiri kontrak lebih awal dengan penyedia jika:

  • terjadi pelanggaran kontrak yang serius, misalnya jika penyedia belum melakukan semua hal yang mereka janjikan
  • terus memberikan kinerja buruk yang tidak diperbaiki setelah rencana perbaikan dibuat

Anjuran dan larangan

Anjuran

  • segera memecahkan masalah melalui diskusi dan kerja sama, alih-alih pemberlakuan kontrak
  • mengizinkan penyedia untuk memberikan umpan balik dan menyarankan perbaikan
  • mempertimbangkan untuk melibatkan penyedia dalam sesi strategi dan perencanaan produk

Larangan

  • mengakhiri kontrak lebih awal tanpa mengikuti rencana perbaikan
  • berada dalam posisi ‘terjebak’ atau terlalu mengandalkan satu penyedia