Panduan 4. Mengelola pelaksanaan

Mengelola pekerjaan oleh penyedia

Menggunakan pengendalian kontrak yang efektif untuk memastikan pemenuhan hasil.

Alasan pentingnya hal ini

Memulai pekerjaan baru bersama penyedia merupakan tahap penting dalam siklus pengadaan dan kontrak. Anda perlu menjelaskan:

  • cara kerja Anda dengan mereka
  • peran dan tanggung jawab
  • cara Anda akan menilai kinerja

Artinya

Anda harus melaksanakan rapat persiapan pelaksanaan kontrak dengan penyedia pada awal pekerjaan untuk menyepakati:

  • tempat penyedia melakukan pekerjaan dan alat bantu atau perangkat lunak yang akan Anda gunakan untuk bekerja sama
  • peran dan tanggung jawab
  • cara mengelola pekerjaan, misalnya menggunakan metodologi pelaksanaan cepat atau metode lainnya
  • pencapaian penting untuk pekerjaan ini, yang ditampilkan dalam diagram atau ‘peta jalan’ bersama
  • cara penilaian pekerjaan, misalnya metrik yang akan Anda gunakan untuk memantau kinerja
  • cara dan waktu pembayaran insentif

Selama tahap pemenuhan, Anda harus:

  • mengadakan pertemuan rutin untuk membahas kinerja yang tengah dilakukan, jika memungkinkan, bersama seluruh tim penyedia, tidak hanya manajer pekerjaan mereka
  • mengidentifikasi hal yang perlu diperbaiki dan menyetujui cara membuat perubahan
  • mempertimbangkan cara kerja dengan penyedia yang memiliki kebutuhan tertentu, misalnya usaha yang dimiliki perempuan mungkin memerlukan jam kerja yang lebih fleksibel
  • secara rutin meninjau rencana penanggulangan yang disusun di awal kontrak

Tingkat pemantauan harus proporsional dengan nilai dan pentingnya kontrak. Untuk proyek bernilai tinggi atau kompleks, ini harus melibatkan berbagai pemangku kepentingan, idealnya mencakup pemangku kepentingan yang tidak terlibat dalam kontrak.

Selama situasi tanggap krisis, pendekatan yang kurang intensif atau tertarget mungkin diperlukan untuk memastikan Anda tetap menyediakan layanan bersama penyedia Anda.

Anjuran dan larangan

Anjuran

  • menentukan peran dan tanggung jawab pada awal pekerjaan
  • menyepakati tempat penyedia melakukan pekerjaan dan alat bantu yang akan Anda gunakan untuk bekerja sama
  • menyepakati rangkaian tahap pencapaian bersama dan menjelaskan cara menilai pencapaian tersebut

Larangan

  • mengizinkan satu orang untuk memantau proyek bernilai tinggi secara mandiri, khususnya jika ia juga terlibat dalam kontrak