Panduan 4. Mengelola pelaksanaan

Mengelola perubahan kontrak

Bekerja sama dengan penyedia Anda untuk mengelola perubahan selama kontrak

Alasan pentingnya hal ini

Perubahan selama kontrak sering kali diperlukan, khususnya dalam hal proyek teknologi kompleks yang mungkin memerlukan penyesuaian dan penegasan tentang cara pemenuhan hasil. Setiap perubahan kontrak perlu dikelola dengan cermat untuk memastikan Anda menghindari risiko hukum atau korupsi.

Artinya

Hal yang dapat dan tidak dapat Anda ubah selama kontrak akan tercantum dalam syarat dan ketentuan yang disepakati dengan penyedia. Dalam kontrak berbasis hasil, perubahan yang sesuai diperbolehkan, dengan ketentuan bahwa:

  • penyedia tetap memenuhi hasil yang Anda tentukan
  • tidak ada dampak terhadap kesesuaian antara nilai dan harga untuk organisasi Anda
  • perubahan tersebut termasuk dalam margin kontingensi, misalnya ketika memperpanjang durasi kontrak dengan persentase tertentu

Perubahan lebih signifikan mungkin tetap dapat dilakukan, dengan ketentuan bahwa Anda:

  • menyepakati perubahan secara tertulis bersama penyedia
  • menyepakati perubahan anggaran bersama pemangku kepentingan senior
  • menilai dampak terhadap layanan bagi pengguna akhir
  • memublikasikan perincian perubahan secara online

Apabila persyaratan kualifikasi Anda berubah secara signifikan sehingga hal tersebut tidak lagi tercakup dalam lingkup kontrak awal Anda, Anda harus membatalkan kontrak dan memulai kembali proses pembelian.

Ini bertujuan agar:

  • Anda dapat menemukan layanan yang memenuhi persyaratan kualifikasi Anda dengan harga terbaik
  • penyedia yang mungkin lebih sesuai dengan pekerjaan memiliki kesempatan yang adil untuk melakukan penawaran

Anjuran dan larangan

Anjuran

  • mengetahui risiko yang disebabkan oleh perubahan kontrak
  • menyepakati perubahan secara tertulis bersama penyedia Anda
  • menyimpan bukti perubahan kontrak jika terjadi sengketa dan untuk mengelola riwayat audit

Larangan

  • mengizinkan perubahan kontrak yang secara signifikan melampaui ruang lingkup persyaratan kualifikasi awal Anda