Panduan 4. Mengelola pelaksanaan

Menyelesaikan kontrak

Bekerja sama dengan penyedia Anda untuk menyelesaikan pekerjaan dan meninjau pelaksanaannya

Alasan pentingnya hal ini

Penyelesaian kontrak harus dimulai sebelum tanggal akhir pekerjaan tertentu. Ini bertujuan agar Anda dapat:

  • memastikan Anda mendapatkan hal yang telah disepakati dari penyedia Anda
  • membayar penyedia
  • mengelola masalah serah terima
  • meninjau pekerjaan secara keseluruhan

Pekerjaan ini mungkin perlu diselesaikan sembari Anda mengelola kontrak yang sudah ada atau memulai pengadaan baru. Namun, ini adalah langkah yang sangat penting dalam membantu mempertimbangkan keputusan pembelian pada masa mendatang.

Artinya

Terdapat sejumlah langkah administratif yang harus dilakukan bersama penyedia Anda pada penyelesaian kontrak, termasuk:

  • menerima hasil kerja secara resmi
  • membayar faktur
  • memindahkan data dan informasi
  • mengarsipkan dokumen
  • memberikan umpan balik kepada penyedia dan meminta umpan balik mereka

Apabila pelaksanaan layanan atau produk dialihkan ke penyedia baru, Anda harus mempertimbangkan untuk melibatkan mereka dalam beberapa pertemuan terakhir Anda dengan penyedia lama. Ini bertujuan agar penyedia baru dapat memahami cara kerja Anda dan mengajukan pertanyaan sebelum penyedia lama meninggalkan pekerjaan.

Anda juga harus:

  • meninjau proses pembelian dan tahap pelaksanaan bersama tim Anda
  • menganalisis cara mengatasi atau meminimalkan masalah
  • memberikan rekomendasi untuk kontrak pada masa mendatang
  • meninjau jika Anda perlu membeli lagi produk atau layanan yang sama
  • membuat rencana untuk menghindari gangguan layanan digital bagi pengguna akhir

Yang terpenting, Anda harus mampu menjawab pertanyaan berikut pada akhir kontrak:

  • apakah kita mendapatkan hal yang kita minta?
  • apakah kita mendapatkan hal yang benar-benar dibutuhkan?
  • dapatkah kita melihat perbedaan di antara keduanya? Apabila demikian, dapatkah kita menjelaskan perbedaannya?

Anjuran dan larangan

Anjuran

  • membuat rencana penyelesaian kontrak dengan baik sejak awal
  • memastikan data dan teknologi dapat dipindahkan kembali kepada Anda atau penyedia baru
  • meninjau proses pembelian dan tahap pelaksanaan di akhir kontrak

Larangan

  • jangan menyelesaikan kontrak tanpa mempertimbangkan kelangsungan layanan dengan cermat