Panduan 3. Mengevaluasi dan memberikan kontrak

Memberikan kontrak

Memberi tahu penyedia yang lolos dan tidak lolos, lalu memulai proses kontrak.

Alasan pentingnya hal ini

Saat memberikan kontrak, Anda harus:

  • memberi tahu maksud Anda memberikan kontrak kepada penyedia pemenang
  • mengumumkan keputusan pada situs web Anda dan di media
  • memberi tahu dan memberikan umpan balik kepada penyedia yang tidak lolos

Hal ini dapat memastikan bahwa:

  • Anda memberikan penjelasan kepada penyedia tentang hal yang harus mereka penuhi dan caranya
  • publik mengetahui bahwa organisasi Anda memberikan kontrak secara adil dan tepat
  • penyedia yang tidak lolos dapat memperbaiki penawaran yang akan mereka berikan pada masa mendatang

Artinya

Setelah mengirimkan pemberitahuan kepada semua penyedia tentang keputusan Anda, Anda harus memberikan waktu sebelum memberikan kontrak (sering kali disebut sebagai ‘periode jeda’). Ini akan memungkinkan penyedia mengajukan pertanyaan, dan Anda dapat memberikan umpan balik sebelum kontrak resmi ditandatangani.

Anda tidak boleh bernegosiasi dengan penyedia pemenang terkait bagian inti dari kontrak, misalnya persyaratan dari Anda. Ini mengubah sifat pekerjaan yang Anda promosikan dan memberikan keuntungan yang tidak adil kepada penyedia pemenang.

Memberikan umpan balik kepada penyedia yang tidak lolos akan membantu memastikan mereka akan lebih mampu bersaing dalam peluang kontrak pada masa mendatang.

Saat memberikan masukan kepada penyedia yang tidak lolos, Anda harus:

  • menjelaskan perbandingan antara kinerja mereka dan metode evaluasi
  • menjelaskan perbandingan antara kinerja mereka dan kinerja penyedia yang lolos
  • menjawab setiap kekhawatiran atau pertanyaan

Jangan memberikan informasi kepada penyedia yang tidak lolos terkait perbandingan antara kinerja mereka dan kinerja penyedia yang tidak lolos lainnya.

Anda harus menjelaskan kepada penyedia pemenang tentang:

  • tanggal mulai dan tanggal akhir pekerjaan yang disepakati
  • total nilai kontrak
  • cara dan waktu pembayaran kepada penyedia
  • hasil kerja, misalnya hal yang perlu dilakukan dan tenggat waktu

Anda mungkin juga perlu menyertakan perincian tentang:

  • setiap hal yang akan diperlukan penyedia baru dari penyedia lama Anda
  • setiap pelatihan staf yang Anda perlukan sebagai bagian dari serah terima pekerjaan
  • pihak yang berhak atas kekayaan intelektual yang dibuat selama pelaksanaan

Untuk proyek yang lebih besar, Anda harus mempertimbangkan untuk:

  • membagi pekerjaan menjadi bagian yang lebih kecil atau ‘Pernyataan Kerja’
  • dapat mengakhiri kontrak setelah setiap bagian selesai

Anjuran dan larangan

Anjuran

  • memberi tahu penyedia yang lolos bahwa Anda bermaksud memberikan kontrak tersebut dan mengumumkan keputusan Anda kepada publik
  • memberikan waktu setelah mengirimkan pemberitahuan kepada semua penyedia mengenai keputusan Anda sebelum memberikan kontrak
  • memberikan umpan balik terperinci kepada penyedia yang tidak lolos

Larangan

  • menegosiasikan ketentuan penting dalam kontrak pada tahap pemberian kontrak
  • menandatangani kontrak jangka panjang tanpa opsi pengakhiran