Panduan 3. Mengevaluasi dan memberikan kontrak

Mengevaluasi penyedia

Menilai penyedia pilihan menggunakan kriteria yang jelas dan adil.

Alasan pentingnya hal ini

Tahap evaluasi memungkinkan Anda menilai penyedia secara adil dan memutuskan pemenang. Anda harus mengevaluasi penyedia menggunakan metode penilaian dan metode evaluasi yang Anda publikasikan bersama persyaratan kualifikasi Anda.

Artinya

Cara paling umum untuk menilai penyedia adalah menggunakan dokumen penawaran yang menjelaskan cara mereka akan memberikan hasil yang Anda tetapkan. Hal ini sering kali dipadukan dengan presentasi, sehingga Anda berpeluang untuk bertemu mengadakan rapat persiapan pelaksanaan kontrak dengan penyedia dan mengajukan pertanyaan kepada mereka.

Apabila penyedia mengajukan tim, Anda harus bertemu dengan sebagian atau seluruh tim selama tahap evaluasi. Ini akan membantu Anda untuk mengajukan pertanyaan teknis kepada orang yang tepat.

Metode penilaian lainnya, seperti wawancara atau tes, mungkin lebih tepat jika Anda merekrut spesialis perorangan, misalnya pengembang perangkat lunak.

Pastikan Anda:

  • meminta penyedia untuk memberikan informasi dalam format yang sama, apa pun metode pilihan Anda, misalnya memberikan templat untuk diisi kepada penyedia agar memudahkan Anda untuk menilai mereka
  • tidak melihat proposal penyedia hingga setelah tenggat waktu

Anda dapat mengajukan pertanyaan kepada penyedia untuk menjelaskan proposal tertulis mereka, tetapi Anda tidak boleh mengizinkan mereka mengirim ulang proposal yang diubah. Gunakan tim atau panel evaluasi untuk menilai penyedia. Ini akan membantu memastikan objektivitas dan mencapai kesepakatan.

Tim harus:

  • terdiri atas individu dalam organisasi yang akan terlibat dalam penggunaan produk/layanan
  • melibatkan individu dengan beragam keterampilan, pengalaman, jenis kelamin, dan latar belakang
  • mengetahui metode evaluasi dan persyaratan kualifikasi Anda serta telah membaca proposal penyedia
  • menggunakan sistem penilaian yang Anda publikasikan bersama peluang dan menambahkan penjelasan atas skor mereka

Tim tidak boleh mengevaluasi penyedia berdasarkan:

  • pengalaman kerja dengan penyedia tertentu
  • preferensi pribadi untuk teknologi atau merek tertentu
  • latar belakang sosial, usia, atau jenis kelamin

Apabila Anda melakukan evaluasi dan tetap tidak dapat menemukan penyedia yang sesuai, Anda tidak perlu memberikan kontrak. Anda harus memberi tahu semua penyedia yang tersisa bahwa:

  • Anda belum menemukan penyedia yang memenuhi kebutuhan Anda
  • Anda tidak akan memberikan kontrak

Anda dapat memilih untuk meninjau hal yang Anda butuhkan, kemudian memublikasikan persyaratan kualifikasi baru.

Anda harus menyimpan catatan mengenai cara Anda mengambil keputusan, termasuk skor individu tim evaluasi dan skor yang disepakati, dan segala komunikasi antara Anda dengan penyedia.

Anjuran dan larangan

Anjuran

  • mengevaluasi penyedia menggunakan tim yang beragam yang terdiri atas individu dalam organisasi Anda
  • menilai penyedia berdasarkan kriteria yang sama yang Anda publikasikan bersama peluang
  • menyimpan catatan mengenai cara Anda mengambil keputusan

Larangan

  • jangan memilih penyedia berdasarkan preferensi pribadi untuk teknologi atau merek tertentu
  • mengizinkan proposal pemasok diubah atau dimodifikasi selama tahap evaluasi
  • jangan memberikan kontrak jika tidak ada penyedia yang sesuai