Panduan Ikhtisar

Menyusun daftar penyedia pilihan

Menggunakan daftar pilihan untuk memastikan penyedia yang tepat lolos ke tahap evaluasi.

Alasan pentingnya hal ini

Menyusun daftar pilihan dapat digunakan untuk memastikan hanya penyedia yang memenuhi standar minimum yang lolos ke tahap evaluasi.

Meskipun daftar pilihan dapat membantu mempercepat proses pengadaan, daftar ini tidak boleh digunakan untuk membatasi persaingan. Anda dapat memilih untuk menerima semua penyedia hingga tahap evaluasi.

Artinya

Jumlah penyedia yang Anda pilih untuk daftar pilihan tergantung pada kebutuhan Anda. Secara umum, Anda harus mengevaluasi setidaknya 3 penyedia atau lebih.

Anda dapat menggunakan beberapa atau semua kriteria ini untuk memasukkan penyedia yang terlibat ke dalam daftar pilihan:

  • bukti keterampilan dan pengalaman
  • akreditasi untuk standar teknis yang Anda wajibkan
  • sisa kemampuan nyata - misalnya, omzet dan margin laba penyedia harus proporsional dengan nilai kontrak

Setiap kriteria yang Anda pilih harus berlaku untuk semua penyedia dan dinilai secara objektif. Anda dapat menggunakan sistem penilaian, seperti:

0 Tidak terpenuhi atau tidak ada bukti

1 Terpenuhi sebagian

2 Terpenuhi

3 Terlampaui

Apabila pemasok gagal mendapatkan skor 2 dalam kriteria apa pun, Anda dapat mengeluarkan pemasok tersebut dari daftar.

Anda juga dapat mengeluarkan penyedia dari daftar jika:

  • mereka tidak dapat mulai bekerja pada tanggal mulai terkini yang Anda tetapkan dalam persyaratan kualifikasi Anda
  • tarif mereka melebihi anggaran maksimum yang Anda publikasikan bersama persyaratan kualifikasi Anda
  • mereka tidak dapat menerima syarat dan ketentuan minimum Anda

Anda harus menyimpan catatan tentang cara Anda memasukkan penyedia dalam daftar pilihan beserta email yang Anda kirim.

Anda harus mengundang penyedia terpilih untuk ikut serta dalam evaluasi lebih lanjut.

Metode dapat meliputi:

  • proposal tertulis
  • presentasi
  • wawancara atau tes

Anda harus mengirimkan pemberitahuan tertulis yang menjelaskan alasan mereka tidak terpilih kepada penyedia yang tidak lolos.

Anjuran dan larangan

Anjuran

  • menilai penyedia menggunakan sistem poin yang jelas dan menerapkannya kepada semua penyedia
  • menyimpan catatan tentang cara Anda memasukkan penyedia dalam daftar pilihan beserta email yang Anda kirim
  • mengirimkan pemberitahuan kepada penyedia yang tidak lolos melalui email

Larangan

  • menggunakan daftar pilihan untuk membatasi persaingan atau memilih penyedia yang sebelumnya telah bekerja sama dengan Anda