Panduan 1. Merencanakan

Analisis pasar

Membagikan informasi tentang pengadaan terencana untuk mendorong inovasi dan minat dari penyedia.

Alasan pentingnya hal ini

Membagikan informasi sejak awal tentang strategi pembelian memungkinkan Anda untuk:

  • memberitahukan peluang kontrak kepada penyedia, sehingga mendorong lebih banyak penawaran
  • mempelajari teknologi atau pendekatan baru di pasar
  • memberikan waktu kepada beragam penyedia untuk mengetahui peluang
  • membangun hubungan yang lebih baik dengan penyedia
  • memberi tahu dan melibatkan publik dalam pengambilan keputusan Anda

Keterlibatan pasar awal atau ‘keterlibatan prapasar’ mungkin dibatasi di negara tertentu. Akan tetapi, jika dilakukan dengan cermat, keuntungannya melebihi perkiraan kerugian.

Artinya

Berinteraksi sejak awal dengan penyedia dapat meliputi:

  • membagikan informasi tentang tujuan pengadaan jangka panjang Anda
  • membagikan persyaratan kualifikasi khusus untuk pengadaan yang mendesak atau sejumlah kecil pengadaan terkait
  • mengajak penyedia dalam pertemuan pengarahan atau hari pembukaan untuk menunjukkan hasil pekerjaan mereka dalam proyek serupa
  • bertemu langsung dengan sejumlah penyedia
  • mengunjungi komunitas yang akan Anda libatkan dalam pengadaan

Apabila Anda bertemu langsung dengan penyedia, Anda harus:

  • memastikan Anda bertemu dengan beragam penyedia, termasuk usaha milik perempuan dan minoritas
  • mengajukan pertanyaan yang sama kepada setiap penyedia dan memberikan kesempatan yang sama kepada mereka untuk menjawab

Saran yang Anda terima dari penyedia dapat digunakan dalam perencanaan dan tahap lain dari pengadaan Anda, dengan ketentuan:

  • hal tersebut tidak mengganggu persaingan dengan memberikan keuntungan yang tidak adil kepada penyedia
  • Anda membagikan saran kepada penyedia lain saat Anda memublikasikan persyaratan kualifikasi
  • Anda tidak mengecualikan penyedia yang terlibat dalam keterlibatan prapasar setelahnya dalam proses

Berinteraksi lebih awal dengan publik dapat mencakup:

  • memberi tahu kelompok masyarakat sipil, misalnya penduduk, media, LSM, atau akademisi tentang tujuan strategis Anda
  • mengajak publik untuk berpartisipasi dalam riset pengguna, khususnya bagi produk atau layanan yang memengaruhi mereka
  • mengundang warga atau organisasi publik dalam forum atau komite di setiap tahap proses pengadaan
  • mengumumkan pembaruan secara online dan mendorong umpan balik

Anjuran dan larangan

Anjuran

  • bersikap terbuka tentang kebutuhan Anda dan proses yang Anda ikuti
  • melibatkan beragam penyedia
  • memberi tahu publik tentang strategi pengadaan Anda

Larangan

  • jangan memberikan keuntungan yang tidak adil kepada penyedia dengan membagikan informasi dengan mereka dan tidak dengan yang lain