Panduan 1. Merencanakan

Harga perkiraan sendiri

Sebelum memutuskan untuk memesan produk atau layanan tertentu, Anda harus memperkirakan biayanya

Alasan pentingnya hal ini

Melakukan riset terperinci untuk memperkirakan kemungkinan biaya pengadaan adalah bagian penting dari perencanaan. Memperkirakan dan memberitahukan anggaran Anda akan:

  • membantu menentukan hal yang dapat dan tidak dapat dibeli organisasi Anda
  • memungkinkan penyedia untuk menyarankan teknologi atau layanan yang paling sesuai
  • mendorong penawaran kompetitif dan menghindari manipulasi harga
  • meyakinkan publik bahwa uang dibelanjakan dengan tepat

Artinya

Anda dapat memperkirakan biaya penyediaan layanan atau produk dengan:

  • melihat data yang tersedia tentang pengadaan dan kontrak
  • bertanya kepada pembeli tentang harga yang mereka bayarkan untuk produk atau layanan serupa
  • memperkirakan biaya untuk layanan yang disediakan penyedia
  • menghitung ‘biaya selama umur ekonomis’

Misalnya, jika Anda ingin menggunakan penyedia eksternal untuk Meja bantuan TI, Anda dapat memperkirakan pengeluaran yang akan dikeluarkan untuk ruang kantor, teknologi, dan gaji. Ini akan memberikan gambaran yang sesuai yang akan membantu Anda mengevaluasi penawaran.

Perhitungan ‘biaya selama umur ekonomis’ harus mencakup:

  • pengeluaran awal dalam membeli produk atau layanan
  • waktu, biaya, dan keahlian yang diperlukan untuk beralih dari satu teknologi atau penyedia ke teknologi atau penyedia lainnya (pada awal dan akhir kontrak)
  • biaya langganan atau lisensi berkelanjutan
  • layanan dukungan teknis tambahan

Perkiraan dapat dipercepat secara signifikan menggunakan pengadaan elektronik atau alat bantu ‘e-Procurement’ yang menyimpan data pengadaan yang tersedia sebelumnya dan saat ini.

Setelah memiliki gambaran pasti tentang biaya produk atau layanan, Anda akan mampu:

  • memverifikasi bahwa dana tersedia dari pemegang anggaran
  • mempertimbangkan untuk menggabungkan atau membagi pengadaan jika sesuai
  • mengumumkan anggaran Anda secara terbuka kepada penyedia dan publik
  • melihat penawaran yang tidak kompetitif selama tahap evaluasi

Anda harus menghindari penundaan yang terlalu lama antara tahap harga perkiraan sendiri dan mengumumkannya kepada pasar. Ini akan membantu memastikan harga tersebut tetap akurat dan tidak terpengaruh oleh perubahan mata uang atau tarif pasar.

Anjuran dan larangan

Anjuran

  • memperkirakan biaya produk sebelum uang dibelanjakan
  • membagikan data anggaran secara terbuka untuk mendorong persaingan dan keterbukaan
  • mempertimbangkan untuk menggunakan alat bantu e-Procurement untuk merencanakan anggaran dan mengendalikan pengeluaran

Larangan

  • jangan membiarkan penundaan yang terlalu lama antara tahap harga perkiraan sendiri dan mengiklankan peluang