Panduan 1. Merencanakan

Memilih pendekatan

Memilih cara terbaik untuk melakukan pendekatan terhadap pasar serta syarat dan ketentuan kontrak yang tepat

Alasan pentingnya hal ini

Setelah memiliki serangkaian hasil yang disepakati dan gambaran tentang anggaran Anda, penting untuk memutuskan:

  • jika melakukan pengadaan adalah cara terbaik untuk memenuhi kebutuhan Anda
  • cara melakukan pendekatan terhadap pasar
  • jenis kontrak terbaik untuk memenuhi hasil

Artinya

Sebelum mempertimbangkan pendekatan pengadaan, pertama-tama Anda harus bertanya:

  • dapatkah dan haruskah kita membuat produk atau layanan sendiri? Terkadang, ini dikenal sebagai keputusan ‘membuat atau membeli’
  • dapatkah kita menggunakan atau memperpanjang kontrak yang ada untuk memberikan hasil yang sama?

Opsi ini dapat menghindarkan Anda dari melakukan proses pengadaan baru. Namun, ini memerlukan pertimbangan yang cermat untuk memastikan:

  • Anda memiliki keahlian dan kemampuan untuk memberikan solusi
  • Anda akan mendapatkan kesesuaian antara nilai dan harga yang lebih baik dengan membuat produk atau layanan sendiri
  • perubahan kontrak diizinkan dan mencakup ruang lingkup kontrak awal yang sama

Apabila jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini adalah tidak, Anda harus memilih prosedur pengadaan berikut:

  • prosedur 'terbuka', saat penyedia dapat mengajukan penawaran untuk pekerjaan
  • prosedur 'terbatas', saat hanya penyedia tertentu yang dapat mengajukan penawaran, misalnya yang memiliki keterampilan atau pengalaman khusus
  • prosedur ‘negosiasi’ atau ‘dialog kompetitif’, yang memungkinkan Anda menegosiasikan persyaratan dengan penyedia sebelum meminta mereka untuk mengajukan penawaran
  • prosedur 'sumber tunggal', saat kontrak diberikan hanya kepada satu penyedia, umumnya hanya digunakan dalam konteks pertahanan atau utilitas

Dari opsi ini, prosedur 'terbuka' harus dianggap sebagai pilihan standar karena ini memaksimalkan transparansi dan persaingan.

Apabila Anda memesan layanan digital atau teknologi secara rutin, Anda harus mempertimbangkan menggunakan model 'e-marketplace'. Pasar atau portal pengadaan memungkinkan Anda untuk:

  • memasok dari beragam penyedia, termasuk usaha kecil dan menengah (UKM)
  • menstandardisasikan syarat dan ketentuan menggunakan perjanjian ‘kerangka’
  • menyampaikan standar yang Anda harapkan terkait integritas dan teknologi
  • mempercepat proses pengajuan dan penyusunan kontrak
  • membagikan informasi secara terbuka dengan publik

Saat menetapkan syarat dan ketentuan kontrak, Anda harus:

  • mempersingkat dan menyederhanakan kontrak jika memungkinkan
  • mempertimbangkan untuk menggunakan kontrak dan insentif berbasis hasil
  • merancang kontrak khusus untuk proyek digital atau teknologi
  • memublikasikan kontrak di lokasi yang dapat diakses secara online

Anjuran dan larangan

Anjuran

  • menggunakan prosedur terbuka kecuali jika Anda memiliki alasan yang sah untuk tidak melakukannya
  • menggunakan e-marketplace jika Anda rutin menggunakan teknologi atau produk digital
  • memublikasikan syarat dan ketentuan kontrak secara online

Larangan

  • jangan menggunakan syarat dan ketentuan kontrak yang tidak relevan dengan hal yang Anda beli