Panduan 1. Merencanakan

Menetapkan hasil

Menentukan hasil yang jelas dan terukur untuk memastikan penyedia dan tim Anda memahami tujuan pengadaan.

Alasan pentingnya hal ini

Memikirkan tujuan atau ‘hasil’ alih-alih hal spesifik yang akan dibeli dalam pengadaan memungkinkan Anda untuk:

  • mengurangi atau menghilangkan bias terhadap produk atau penyedia tertentu
  • memberikan produk dan layanan yang lebih baik bagi pengguna
  • memberikan manfaat sosial, lingkungan, dan ekonomi yang lebih luas
  • lebih fleksibel dengan penyedia selama tahap pelaksanaan

Artiny

Alih-alih membuat keputusan di awal tentang hal yang ingin Anda beli, diskusikan dengan tim Anda tentang hasil yang ingin Anda capai. Contohnya:

  • lebih sedikit panggilan non-darurat ke nomor layanan darurat
  • pengemudi baru dapat mengajukan permohonan SIM tanpa harus mengirimkan dokumen atau mengunjungi kantor
  • staf yang bekerja dari jarak jauh dapat mengakses dan menyimpan dokumen dengan aman

Menggunakan contoh terakhir, jika Anda berasumsi bahwa solusinya adalah membeli laptop untuk staf, Anda hanya akan mendapatkan laptop yang disarankan oleh penyedia. Apabila Anda menetapkan hasil, penyedia mungkin akan memberikan solusi yang berbeda.

Hasil juga dapat dikaitkan dengan tujuan sosial dan lingkungan yang lebih luas dari organisasi Anda. Contohnya:

  • menciptakan kesempatan untuk kesetaraan gender dan keterlibatan sosial
  • meningkatkan keterampilan dan akses ke teknologi digital
  • mengurangi atau menyeimbangkan dampak lingkungan

Tujuan ini harus dikaitkan dengan permasalahan pokok pengadaan serta harus bersifat spesifik dan terukur. Misalnya, Anda dapat meminta penyedia untuk: memberikan kesempatan pelatihan atau acara bagi perempuan yang mempelajari subjek teknologi

  • memberikan kesempatan pelatihan atau acara bagi perempuan yang mempelajari subjek teknologi
  • melacak kepuasan pengguna atau penggunaan layanan tertentu yang dilakukan oleh penyandang disabilitas
  • mewajibkan penyedia untuk membuang perangkat keras secara bertanggung jawab dan memantau jejak karbon yang dihasilkan layanan

Untuk memastikan tercapainya hasil, Anda harus:

  • menyertakan hasil dalam persyaratan kualifikasi dan kontrak dengan penyedia
  • mempertimbangkan untuk menghubungkan pembayaran dengan hasil, sehingga penyedia hanya dibayar penuh jika mereka memberikan hasil yang diinginkan
  • memantau hasil selama tahap pelaksanaan kontrak
  • memahami bahwa perubahan mungkin diperlukan selama kontrak saat Anda dan penyedia menemukan cara terbaik untuk memberikan hasil yang ditetapkan

Anjuran dan larangan

Anjuran

  • menjadikan tujuan dan hasil riset yang dilakukan bersama organisasi, pengguna akhir, dan penyedia Anda sebagai dasar
  • memastikan hasil cukup realistis untuk dapat disediakan oleh penyedia
  • menekankan bahwa hasil dapat diukur

Larangan

  • jangan mencatat hasil yang kompleks terkait solusi perangkat lunak atau perangkat keras tertentu
  • jangan menyertakan hasil yang sulit diukur, misalnya ‘mengurangi kemiskinan’